AI办公分享

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质量手册翻译修订

📌 背景说明

处理专业性质文档时，最好在提示词中写明让AI扮演自己的角色来处理任务。例如，作为IVD国际注册专员，需要审核质量手册英文版是否有误。

🔄 提示词演进过程

初始提问："我是一名IVD国际注册专员，目前需要对该文件英文版进行审核判断是否有误，请据此为我写一段提示词。"

AI回答：请你以资深IVD国际注册专员的角度和职业知识进行校对质量手册，对照中文版，核对英文版有无翻译有误/歧义/漏译，及格式整齐问题。记住说明所有修改处。

经过真实修改经验不断改进，最终提示词如下：

最终优化版提示词：

请你以资深IVD国际注册专员的角度，先完整阅读并理解以下中英双版全文，然后以"如果我是审核员，我会怎么找茬"的心态进行审查。

【基础审查清单】（必须覆盖）
1. 逐条对照中文，检查英文是否有翻译错误、语义扭曲、漏译；
2. 检查术语是否与相关法规条例与行业术语一致；
3. 检查shall/should/may混用、程序文件名称前后不一致；
4. 检查中文源文件本身是否有笔误或逻辑错误；
5. 输出：①中英对照修订表（含风险等级）；②完整英文修订清稿。

【独立审查要求】（不受清单限制）
请同时以你的独立专业判断，主动识别：
- 跨章节术语漂移；
- 法规引用版本错误或格式不规范；
- 任何"看起来对、实则错"的陷阱（如中文有错但英文反而正确的情况）；
- 注册递交中审核员常见的高频缺点；
- 任何你认为"虽然不在清单里，但值得警惕"的问题。

请将"独立审查"的发现单独列为"超出用户清单的额外发现"。

⚠️ AI能力注意事项

⚠️

上下文限制：整篇文件喂给AI时，有的AI可能找不全面（免费版会限制上下文处理能力，字数过多AI会只读取部分内容）。可分批喂给，但较麻烦。
支持长上下文的模型（WorkBuddy中）：GLM-5.2DeepSeek V4-ProDeepSeek V4-FlashKimi-K3

💡

多模态能力：有些AI不具备图片识别能力。如需审核文件中的图片（如翻译图片文字），需用能识别图片的AI并明确要求处理图片。具备多模态能力的模型： Kimi 豆包 Hy3混元模型 GLM-5V-Turbo 。体验下来WorkBuddy下的所有AI模型都能识别图片。

📊 AI正确率测试对比

将质量手册同一内容喂给不同AI审核，测试其审核能力与准确度。Kimi的准确度与能力整体不错；感觉WorkBuddy中Kimi-K3效果更好。

测试项	Kimi	Gemini	ChatGPT	DeepSeek	豆包	Claude
目录	93.3%	73.3%	60%	53.3%	80%	—
第6项	77.7%	44.4%	11.1%	33.3%	77.7%	—
第8项（检出数）	14	7	8	5	9	17

注：第8项为检出问题数量，数值越高代表发现问题越多。Claude在此项表现突出。

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多文件重命名

对于多个文件的重命名任务，可利用AI批量处理，提高效率。

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图片处理

🖼️ AI图片识别与处理对比

豆包和ChatGPT在图片识别和处理方面表现优秀，包括图片上文字的修改。

✅

ChatGPT在保留原图背景和质感方面非常优秀，基本1:1还原。实习期间产品相关图片中的文字替换大部分由ChatGPT处理。

ℹ️

豆包生成的图片背景和质感可能会改变。

🔑 ChatGPT注册注意事项

国内限制下，中国手机号无法注册ChatGPT，需租用国外手机号接收验证码。

💡

租号费用：约24 RMB可租2-3个号码
租号网址：HeroSMS - 在线接收短信的虚拟号码

🛠️ 局部AI修图工具

AI修改图片的逻辑是重新生成图片，对清晰度要求高——模糊处AI会"瞎生成"。

🔧

美图秀秀电脑版：可批量去除图片背景，去除图片中某些图案并替换为其他图案，功能强大。部分功能需会员。

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扫描文件

📱 夸克浏览器扫描功能

手机版夸克浏览器中的夸克相机功能可扫描文件，提取图片/PDF中的元素（如盖章、图标），在图片和PDF上修改文字，甚至模仿手写字风格。

⭐

夸克扫描功能一览：

扫描文件 — 提取图片/PDF中的盖章和各种图标
修改文字 — 包括手写字也能修改，并模仿原有写字风格
扫描书籍 — 智能识别和优化
去除手写痕迹 — 清理文档上的手写批注
扫描证件 — 自动裁剪优化
PPT扫描 — 手机拍照的PPT自动裁剪和优化
手写体转印刷体 — 识别手写并转化为清晰印刷体
手写表格转Excel — 将手写表格输出为电子表格
去除水印 — 清理文档水印
修改图片 — 基础图片编辑功能

💡

夸克是一个小而精的办公及日常使用集合体，特别是电脑不在身边只有一部手机时尤为方便。

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复杂文件处理

📋 临床评价报告处理流程

对于复杂的文件处理，可以分成几个任务交给AI处理。以临床评价报告为例，明确好先后处理的事情，分任务并置顶按顺序处理文件。

WorkBuddy v5.3.11 任务管理界面 — 展示置顶任务列表与审核报告

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说明书制作

📑 说明书修改任务

针对说明书编写了专门的修改指令（见下方嵌入文档），基本由AI完成修改。

🏆

模型推荐：Kimi-K3 — 思考智能全面，处理效果好。但积分消耗极快，处理时间长。

⚠️

使用建议：简单任务不要用Kimi-K3 — 可替代性强，且简单任务也要思考很久、花费大量积分，甚至发送"你好"都要思考很长时间。

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修改指南.docx

注意：只适用于检测原理是双抗体夹心法的产品，如果该产品在表格中方法不是双抗体夹心法，则该文件无需修改。

1、产品名称替换

模板word文档中所有 Creatine Kinase MB (CK-MB) 替换为对应产品word老版说明书中的产品名称，而所有简称 CK-MB 全部替换为对应产品word老版说明书中的简称。

举例：如果某个产品老版说明书是 Anti-Mullerian Hormone (AMH) Rapid Quantitative Test，则模板word文档中所有 Creatine Kinase MB (CK-MB) 替换为 Anti-Mullerian Hormone (AMH)，所有简称 CK-MB 全部替换为 AMH。

2、PACKAGING SPECIFICATION

REF中的 XRDL005A105OS、XRDL005A120OS 分别替换为对应产品相应5人份、20人份的编码，该编码在对应产品的word老版说明书里。

3、INTENDED USE

第一段替换为表格中相应的"CE证书描述"但需要保留"Xenta"，保留第二段 "The test kit is for professional use only."

4、SUMMARY

全部替换为对应产品的word老版说明书里的相应内容，但所有引用参考文献的角标需要删除。

拿AMH举例："AMH is mainly secreted by granulosa cells of pre-antral and small antral follicles (<8 mm).1" 这句话参考文献角标"1"删除。全部删除完后在最后一句后面加全部引用参考文献的角标，拿AMH举例 "AMH is also considered an indirect indicator of Sertoli cell count in adult men.^1-4^"，整个summary部分引用了4篇参考文献，就在最后加上角标"^1-4^"，Arial MT字体，6号字大小。

5、SPECIMEN COLLECTION AND PREPARATION

"Serum, as well as whole blood and plasma anticoagulated with EDTA-K2, sodium heparin, or trisodium citrate (1:9) are the recommended sample types. Other sample types may yield inaccurate results."

EDTA-K2、sodium heparin、trisodium citrate (1:9) 是抗凝剂，分别指代EDTAK2、肝素钠、枸橼酸钠(1:9)。通过表格该列"采血管-260725"判断对应产品的抗凝剂并替换修改。

6、TEST PROCEDURE

"Open the lid carefully avoiding spilling of dilute, add 30 µL of serum/plasma or 50 µL of whole blood sample into the sample well of the cartridge."

通过表格判断对应产品的样本量并替换修改。

7、LIMITATIONS

"Only serum and whole blood/plasma (anticoagulated with EDTA-K2, sodium heparin, or trisodium citrate (1:9)) are applicable to this test. The performance of this test with other sample types has not been established."

与本修改指南第5点一致。

8、PERFORMANCE CHARACTERISTICS

(1) Measuring Range: 通过表格判断对应产品的线性范围（"线性范围-260725"列）并替换修改，相关系数r不修改。

(2) Analytical sensitivity: 通过表格判断对应产品的灵敏度（"灵敏度-260725"列）并替换修改。

(3) Interference Study: 通过表格判断对应产品的干扰物（"干扰物-260725"列）并替换修改。如某些产品干扰物是4个，对应表格需减少一列。

(4) Hook Effect: 通过表格判断对应产品的HOOK（"HOOK-260725"列）并替换修改。

9、REFERENCES

全部替换为对应产品的word老版说明书里的参考文献。

10、Document No.

将 DL005A1 替换为表格中的相应产品编码。例如AMH为XRDL034A1，则DL005A1替换为DL034A1。

11、字体规范

除第1点修改处保留原来字体大小外，所有修改部分的字体改为 Arial MT，大小改为6号。

12、格式检查

检查最后一条文献与 INDEX OF SYMBOLS 之间，不许有空段落。

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实用经验

📂 多产品文件处理

先让AI处理一个产品文件，认为处理满意后，可让AI按照该文件的处理经验和要求处理剩下的产品文件。

⏱️ 节省时间策略

① AI接管重复性操作

AI不仅应对复杂任务，更重要的是接管重复性操作。复制粘贴类工作完全可以交给AI——这类工作有很强的映射/对应关系。

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举例：表格中产品名称对应某个REF，只需在另一个文件中找到相同产品名称并填写REF。AI处理高效且基本不会出错（除非原表格有错误）。

② 同时干两个活

自己处理一个任务，同时让AI做另一个任务，两者同步进行。例如8月份自己处理临床评价报告，提前写好指令让AI同时做说明书相关内容。

③ 休息时AI替你干活

提前写好要让AI处理的工作，在自己休息或不用电脑时AI帮助干活。

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中午出去吃饭前提前写好指令和任务要求交给AI跑任务，下午工作前基本都会跑完。26份说明书的制作和修订就是利用中午休息时间让AI跑出来的。

💬 学会与AI交流

这是最重要的一点。复杂任务、长文本任务、同时处理多个产品文件时，AI理解并处理非常困难，需要给AI下达清晰明确的指令。

⚠️

模糊指令的问题：AI需要花费更多token（词元）来理解你的要求，且可能对真实处理要求理解偏差，生成不符合预期的结果。
Token = AI模型理解和生成文字的最小单位，与花费的钱挂钩，token花费越多花的钱越多。

(1) 简单任务 — 精确指代

表格需精确到改哪一列、哪一行，替换为word中的具体哪一处。例如正文"3. Background Information for Clinical Evaluation"中的"vitamin"（最好不要用页码指代，AI对实际页码和页脚中的页码容易搞混）

(2) 复杂任务 — 分点说明 + 举例

以说明书编写和修改为例：

模板word文档中所有Creatine Kinase MB (CK-MB)替换为对应产品word老版说明书中的产品名称，所有简称CK-MB全部替换为对应产品word老版说明书中的简称。
举例：如果某个产品老版说明书是Anti-Mullerian Hormone (AMH) Rapid Quantitative Test，则模板中所有Creatine Kinase MB (CK-MB)替换为Anti-Mullerian Hormone (AMH)，所有简称CK-MB替换为AMH。
PACKAGING SPECIFICATION部分：REF中的XRDL005A105OS、XRDL005A120OS分别替换为对应产品相应5人份、20人份的编码。（这里其他还有点指代模糊，没有说清楚在老版说明书的哪里）
INTENDED USE部分：第一段替换为表格中相应的"CE证书描述"但需保留"Xenta"，保留第二段"The test kit is for professional use only."

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嵌入文档：修改指南

原文档中嵌入了一个名为 "修改指南.docx" 的Word文档，包含说明书修改的完整操作指南。上方第6节已展示其内容，此处提供独立的查看入口。

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